服務(wù)熱線
在檔案管理的日常工作中，到期檔案的處理是一項既敏感又關(guān)鍵的任務(wù)，它不僅涉及檔案資源的合理利用與存儲空間的優(yōu)化，更關(guān)乎法律合規(guī)與信息安全的底線。然而，實際操作中因流程疏漏或法律意識淡薄導(dǎo)致的違規(guī)事件時有發(fā)生，為我們敲響了警鐘。
保管期限到期的檔案是否可以當(dāng)廢品賣給回收站？
小心觸犯了《檔案法》“禁止買賣屬于國家所有的檔案”的明確規(guī)定。
處理到期檔案時的主要違規(guī)點
（1）未成立鑒定小組開展專業(yè)鑒定；
（2）未編制銷毀清冊；
（3）未履行簽字確認(rèn)手續(xù)；
（4）僅憑個人主觀判斷決定銷毀；
（5）在銷毀過程中變賣檔案；
這些行為不僅導(dǎo)致檔案流失的風(fēng)險，更直接挑戰(zhàn)了法律的嚴(yán)肅性。
合規(guī)處理流程
（一）科學(xué)規(guī)劃庫房
檔案庫房面積需以“檔案存量+年增長量×存放年限”為基數(shù)，按60m2/萬卷（或10萬件）標(biāo)準(zhǔn)測算，最低不少于15m2。同時，對文書、科技、會計等不同門類檔案實行分區(qū)域存放，預(yù)留彈性空間，提升存儲效率。
（二）精準(zhǔn)劃分保管期限
嚴(yán)格依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（8號令），結(jié)合檔案內(nèi)容的歷史價值、業(yè)務(wù)需求等因素，科學(xué)判定“永久”“定期”等保管類別，確保分類結(jié)果經(jīng)得起時間檢驗。
（三）成立鑒定小組
由單位負(fù)責(zé)人牽頭組建檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，對到期檔案逐卷逐件進(jìn)行鑒定。重點核查檔案的憑證價值、歷史意義及后續(xù)利用需求，形成書面鑒定意見并登記造冊，為后續(xù)處理提供權(quán)威依據(jù)。
（四）規(guī)范銷毀程序
對經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，需編制詳細(xì)的銷毀清冊，列明檔案名稱、數(shù)量、載體等信息，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人等簽署意見后方可執(zhí)行。銷毀時須由檔案管理人員與業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，銷毀前核對數(shù)量，銷毀后在清冊上簽字蓋章，確保流程可追溯。
（五）及時移交檔案
與當(dāng)?shù)鼐C合檔案館建立常態(tài)化溝通機(jī)制，對符合進(jìn)館條件的檔案及時辦理移交手續(xù)。這一舉措既能保障檔案的永久保存與社會利用，又能為庫房騰出空間，實現(xiàn)檔案管理的“新陳代謝”。
（六）強(qiáng)化法律意識
組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)，通過案例分析、專題培訓(xùn)等形式，強(qiáng)化“檔案安全無小事”的責(zé)任意識。定期開展合規(guī)操作演練，確保從業(yè)人員熟悉流程、嚴(yán)守底線。
讓檔案管理在法治軌道上運(yùn)行
檔案是歷史的真實記錄，承載著單位的發(fā)展脈絡(luò)與社會記憶。到期檔案的處理絕非簡單的“騰空庫房”，而是一項兼具專業(yè)性與法律性的系統(tǒng)工程。以規(guī)范流程為遵循，以法律為準(zhǔn)繩，才能實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，守護(hù)好檔案資源的安全與價值。
