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檔號(hào)是檔案的“身份號(hào)碼”，用于唯一標(biāo)識(shí)每份檔案，方便管理和查找。不同國(guó)家、行業(yè)或單位的檔號(hào)規(guī)則可能略有差異，但核心組成部分通常包括以下幾類（以國(guó)內(nèi)常見(jiàn)的檔案管理體系為例）：
一、基礎(chǔ)組成部分（通用核心要素）
全宗號(hào)
含義：檔案館給立檔單位（如某企業(yè)、學(xué)校、機(jī)關(guān)）分配的唯一代碼，代表檔案的“娘家”。
示例：若某中學(xué)的全宗號(hào)是“032”，則該校所有檔案的全宗號(hào)均為“032”。
類目號(hào)（或分類號(hào)）
含義：根據(jù)檔案內(nèi)容的類別（如文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、人事等）進(jìn)行分類的代碼，體現(xiàn)檔案的“屬性”。
示例：
文書(shū)檔案的類目號(hào)可能是“W”（“文”拼音首字母）；
科技檔案可能用“K”表示，下設(shè)“K1”（基建）、“K2”（設(shè)備）等細(xì)分代碼。
案卷號(hào)（或盒號(hào)）
含義：同一類目中，按檔案整理順序給每個(gè)案卷（或檔案盒）編的順序號(hào)，相當(dāng)于“抽屜編號(hào)”。
示例：某單位2023年文書(shū)檔案的第5個(gè)案卷，案卷號(hào)可為“2023-05”。
件號(hào)（或頁(yè)號(hào)）
含義：
件號(hào)：卷內(nèi)每份文件的順序號(hào)（適用于“立卷歸檔”模式，如一份請(qǐng)示文件為“1件”）；
頁(yè)號(hào)：?jiǎn)畏菸募?nèi)每頁(yè)的順序號(hào)（用于定位具體頁(yè)碼，如“第3頁(yè)”）。
示例：某案卷內(nèi)第3份文件的件號(hào)為“3”，該文件第5頁(yè)的頁(yè)號(hào)為“5”。
二、擴(kuò)展組成部分（根據(jù)檔案類型調(diào)整）
不同類型的檔案可能需要額外要素，使檔號(hào)更貼合管理需求：
年度
適用場(chǎng)景：會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案等按年度整理的檔案。
示例：2024年會(huì)計(jì)憑證的檔號(hào)可包含“2024”，如“全宗號(hào)-年度-憑證類型-案卷號(hào)”。
項(xiàng)目號(hào)/工程編號(hào)
適用場(chǎng)景：科技檔案（如基建、科研項(xiàng)目檔案）。
示例：某大樓基建項(xiàng)目的檔號(hào)可能為“全宗號(hào)-K1-項(xiàng)目編號(hào)-案卷號(hào)”。
機(jī)構(gòu)/部門代碼
適用場(chǎng)景：大型單位按部門歸檔時(shí)，用于區(qū)分檔案形成部門。
示例：行政部的代碼為“XZ”，其檔案檔號(hào)可能包含“XZ”，如“全宗號(hào)-XZ-類目號(hào)-案卷號(hào)”。
保管期限
適用場(chǎng)景：需明確檔案保存時(shí)長(zhǎng)的情況（如“永久”“30年”“10年”）。
示例：永久保管的文書(shū)檔案可標(biāo)注“Y”，檔號(hào)如“全宗號(hào)-W-Y-2023-01”。
三、特殊檔案的個(gè)性化要素
人事檔案：可能包含“員工編號(hào)”“職務(wù)級(jí)別”等（如“全宗號(hào)-RS-員工編號(hào)-案卷號(hào)”）。
照片/音像檔案：可能增加“載體類型”代碼（如“ZP”代表照片，“YX”代表音像）。
電子檔案：可能附加“存儲(chǔ)路徑”或“系統(tǒng)生成編號(hào)”（如“全宗號(hào)-類目號(hào)-電子件號(hào)-存儲(chǔ)位置”）。
四、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)示例
以某企業(yè)2023年行政部的一份永久保管文書(shū)檔案為例：
檔號(hào)格式：全宗號(hào)-年度-機(jī)構(gòu)代碼-類目號(hào)-保管期限-案卷號(hào)-件號(hào)
具體示例：
全宗號(hào)：005（企業(yè)在檔案館的代碼）
年度：2023
機(jī)構(gòu)代碼：XZ（行政部）
類目號(hào)：W（文書(shū)檔案）
保管期限：Y（永久）
案卷號(hào)：03（第3個(gè)檔案盒）
件號(hào)：08（盒內(nèi)第8份文件）
完整檔號(hào)：005-2023-XZ-W-Y-03-08
注意事項(xiàng)
標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：國(guó)內(nèi)檔號(hào)編制通常參考《檔案號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-1994）等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，具體需結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案管理部門要求。
靈活性：?jiǎn)挝豢筛鶕?jù)實(shí)際需求調(diào)整要素順序或增減內(nèi)容，但需確保編號(hào)唯一、規(guī)范、可追溯。
簡(jiǎn)化趨勢(shì)：部分單位采用“全宗號(hào)+年度+類目號(hào)+案卷號(hào)+件號(hào)”的簡(jiǎn)化結(jié)構(gòu)，去掉非必要要素。
