服務(wù)熱線
全宗號是檔案管理中非常核心的概念，可以簡單理解為：檔案館給“檔案形成單位”分配的唯一“身份證號碼”，用來區(qū)分不同單位的檔案，避免混淆。
一、全宗號的定義
核心作用：
標(biāo)識檔案的“來源單位”，即這份檔案是哪個機(jī)構(gòu)（如機(jī)關(guān)、企業(yè)、學(xué)校、醫(yī)院等）形成的。
例如：
市教育局的檔案全宗號是“001”，市第一中學(xué)的全宗號是“032”，兩者通過全宗號明確區(qū)分。
某企業(yè)在檔案館備案的全宗號為“Q-056”，該企業(yè)所有檔案的全宗號均為“Q-056”。
術(shù)語來源：
“全宗”是檔案學(xué)中的專業(yè)概念，指一個獨立單位（如機(jī)關(guān)、組織、個人）在社會活動中形成的全部檔案。全宗號就是給每個“全宗”分配的唯一代碼。
二、全宗號的作用
區(qū)分檔案“歸屬”
檔案館可能保存成百上千個單位的檔案，全宗號就像“門牌號”，讓檔案管理員一眼就能知道某份檔案屬于哪個單位。
例：看到檔號“032-W-2023-05”，立刻知道這是“全宗號032的單位”（如某中學(xué)）的文書檔案。
保障檔案系統(tǒng)性
同一個全宗號下的檔案，必須屬于同一個單位，不能混雜其他單位的文件，確保檔案的“來源純凈性”。
例：若某局和下屬單位合并，原下屬單位的全宗號可能被注銷，檔案并入主單位的全宗號下。
方便跨年度管理
無論檔案是哪一年形成的，全宗號始終不變，便于長期追蹤同一單位的檔案。
例：某企業(yè)2010年和2025年的檔案，全宗號都是“Q-056”，查詢時可按全宗號快速歸集。
三、全宗號由誰分配？如何編制？
分配主體
各級國家綜合檔案館：負(fù)責(zé)給管轄范圍內(nèi)的立檔單位（如政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位）分配全宗號。
單位內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)：若單位未向檔案館移交檔案（如企業(yè)自建檔案庫），可自行編制全宗號，但需遵循內(nèi)部規(guī)則。
編制規(guī)則
代碼形式：通常為數(shù)字、字母或數(shù)字+字母組合，簡潔易記。
例：
政府機(jī)關(guān)可能用純數(shù)字（如“001”“002”）；
企業(yè)可能用“Q-001”（“Q”代表“企業(yè)”）；
學(xué)?？赡苡谩癤X-032”（“XX”代表“學(xué)校”）。
唯一性原則：一個全宗號只能對應(yīng)一個立檔單位，永久不變（除非單位撤銷或合并）。
四、全宗號與其他檔號要素的區(qū)別
簡單類比：
全宗號≈“省代碼”（如廣東省是44），類目號≈“市代碼”（如廣州市是01），年度≈“年份”，案卷號≈“街道門牌號”。組合起來就是“44-01-2023-05”，精準(zhǔn)定位到具體檔案。
五、實際應(yīng)用場景
檔案館查詢：
工作人員接到“查詢某中學(xué)2018年基建檔案”的需求，會先通過全宗號“032”鎖定該中學(xué)的所有檔案，再按類目號（如“K1”基建）和年度“2018”查找具體案卷。
單位內(nèi)部管理：
大型企業(yè)可能有多個子公司，每個子公司分配獨立全宗號（如總公司全宗號“Q-001”，子公司A“Q-002”、子公司B“Q-003”），便于分部門管理檔案。
六、注意事項
全宗號不可隨意更改：
若單位名稱變更（如“市第一中學(xué)”更名為“市實驗中學(xué)”），全宗號仍保持不變，僅在檔案目錄中注明更名情況。
單位撤銷后的處理：
若單位合并或撤銷，其全宗號通常注銷，檔案并入接收單位的全宗號下，或作為“歷史全宗”單獨保存（如標(biāo)注“已撤銷單位”）。
與“目錄號”的區(qū)別：
部分舊標(biāo)準(zhǔn)中“目錄號”可能等同于全宗號，但現(xiàn)代檔案管理中，目錄號一般指案卷目錄的編號，屬于更細(xì)分的層級（如全宗號→目錄號→案卷號）。
全宗號是檔案的“源頭標(biāo)識”，就像每個人的“籍貫代碼”，核心功能是回答“這份檔案從哪里來”。掌握全宗號的邏輯，能快速理清檔案管理的基本框架，尤其是在多單位檔案混雜的場景中，它是最基礎(chǔ)的“分類鑰匙”。
